Titolare d’azienda, imprenditore, persona in cerca di lavoro: ha bisogno di ricontattare un interlocutore via email. Per un progetto di partnership? Per riprendere i contatti con il Suo futuro cliente? Oppure per seguire l’esito della Sua candidatura? Ha già inviato un’email di follow-up a dei professionisti, ma è rimasta senza risposta. In questo articolo Le spieghiamo, con esempi concreti, come ricontattare i professionisti in modo efficace.
Come scrivere un’email di follow-up?
Un’email di follow-up riepiloga la situazione per i Suoi futuri clienti e mette nero su bianco il prossimo appuntamento. Riunisce il contesto, l’ambiente e gli obiettivi stabiliti. Deve inoltre contenere un pulsante di invito all’azione.
Personalizzare le Sue email
La regola d’oro è personalizzare le Sue email. Soprattutto, non invii la stessa email di follow-up a tutti i Suoi potenziali clienti e partner: rischierebbe di farli fuggire tutti. Può anche ricontattare direttamente per telefono il Suo interlocutore per verificare che abbia ricevuto la Sua email. E ne approfitti per proporgli un appuntamento!
La struttura di un’email di follow-up
La Sua email di follow-up deve contenere:
- La formula di saluto personalizzata: «Buongiorno + cognome/nome»;
- L’aggancio: «spero che stia bene, oppure spero che il Suo evento sia andato bene…»;
- Il contesto: data dell’incontro + richiamo della situazione, «in seguito al nostro ultimo incontro, Lei desidera…»;
- Il progetto: dettagli della soluzione, «Le avevamo proposto un budget di… per portare a termine»;
- L’invito all’azione: domande aperte per proporre una data in cui parlarne, «è disponibile per discuterne a voce?»;
- La transizione: «sperando di poter portare a termine questo progetto…»;
- La chiusura dell’email: formula di cortesia del tipo «in attesa di un Suo riscontro, Le auguro un buon proseguimento di giornata e resto naturalmente a disposizione…».
Esempio di email di follow-up a un potenziale cliente
«Buongiorno Emma,
Spero che il nostro incontro L’abbia aiutata nel Suo percorso di formazione sulla rete professionale LinkedIn®.
Per scoprire più nel dettaglio il Metodo Proinfluent®, il Suo percorso di formazione per ottenere fino a 1 potenziale cliente al giorno e 5 clienti professionisti al mese con LinkedIn®, La invito a prendere appuntamento nella mia agenda.
È infatti il momento giusto per approfittarne; inoltre, ha la certezza di ottenere risultati con la garanzia «Soddisfatti o rimborsati», quindi clicchi qui per entrare nel Metodo Proinfluent®.
Oppure risponda a questa email se ha ancora domande da farmi.
Cordiali saluti,
Yannick Bouissière»
Ecco un esempio di email di follow-up di Proinfluent. Concisa e precisa, espone chiaramente i dettagli di un’offerta vantaggiosa. La chiusura dell’email offre la possibilità di dialogare direttamente con il titolare dell’azienda, così da creare anche un rapporto di fiducia. Del resto, rispondo personalmente a ogni richiesta e personalizzo tutte le mie email.
Esempio di email di follow-up al cliente
«Buongiorno Yannick,
Innanzitutto, spero che stia bene. Sappia che siamo lieti di poter prendere in considerazione questa collaborazione a lungo termine!
Torno a scriverLe in merito a… (progetto + dettagli). Non abbiamo infatti ricevuto gli elementi necessari, come richiesto durante il nostro incontro del… (data).
Ecco gli elementi di cui abbiamo bisogno per poter rispettare la Sua scadenza:
–
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Avrebbe la possibilità di inviarci i documenti entro la fine della settimana?
In attesa di un Suo riscontro, resto a disposizione per parlarne e per rispondere alle Sue domande.
Antoine»
Esempio di email di follow-up commerciale dopo un appuntamento
«Buongiorno Olivier,
Innanzitutto, La ringrazio per il nostro incontro del… (data).
Abbiamo apprezzato la nostra conversazione e saremmo lieti di poter procedere insieme per portare a termine il Suo progetto. Non avendo ricevuto risposta alla mia precedente email, torno a scriverLe.
Sappia che abbiamo preso nota dei Suoi obiettivi principali, che sono:
–
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–
Abbiamo tenuto conto del Suo budget e abbiamo voluto trovare un accordo vantaggioso per entrambi, per una collaborazione efficace. Vorrei poterLe parlare più nel dettaglio di questo accordo: quando è disponibile? Posso liberarmi il… (proporre più date).
In attesa di un Suo riscontro e sperando di poter collaborare con Lei, Le auguro un piacevole proseguimento di mattinata.
Marie»
Esempio di email di follow-up dopo un incontro rimasto senza risposta
La Sua precedente email di follow-up è rimasta senza risposta. I motivi possono essere diversi: il Suo futuro cliente non ha ancora avuto il tempo di esaminarla, la sua azienda sta attraversando un periodo di turbolenze, ha studiato il progetto ma alla fine non ha il budget… La Sua email resta quindi nel vuoto. Tuttavia, qualunque sia il motivo, Lei ha bisogno di sapere se il Suo progetto andrà in porto oppure no. Ecco un esempio di email di follow-up a cui può ispirarsi.
«Gentile Signore,
Innanzitutto spero che tutto proceda bene dal nostro ultimo incontro del (data). In merito al progetto di evento per l’apertura del Suo prossimo negozio, previsto per il… (data), torno a scriverLe per sapere se ha potuto riflettere sul budget che Le avevamo proposto.
Infatti, per mettere in atto l’intera strategia di comunicazione come indicato nella mia precedente email, abbiamo bisogno di conoscere le tempistiche.
È disponibile il… (data), così da poterne parlare?
AugurandoLe un buon proseguimento di giornata,
Élodie»
Può anche lasciare un messaggio vocale di follow-up. Può consultare qui un articolo sull’argomento.
Esempio di email di follow-up breve ed efficace
Può anche inviare un’email molto breve, del tipo:
«Buongiorno Antoine,
Le scrivo in seguito alla mia precedente email del… (data), rimasta senza risposta.
Riguardo al progetto di apertura del Suo negozio: è ancora attuale? Non avendo ricevuto un Suo riscontro, quando è disponibile per parlarne a voce, oppure devo rivolgermi a un altro interlocutore?
In attesa di una Sua risposta, Le auguro un buon proseguimento di giornata.
Cordiali saluti,
Sam»
Esempio di email di follow-up per una candidatura spontanea senza risposta
È in cerca di lavoro? Ha risposto a un annuncio trovato su un job board oppure ha inviato una candidatura spontanea, ma non ha ancora ricevuto risposta? Non esiti a inviare un’email di follow-up.
«Gentile Signora, Gentile Signore (indicare il nome del responsabile delle assunzioni),
In seguito alla mia candidatura per la posizione di…, il… Le ho inviato la mia lettera di presentazione e il mio curriculum vitae.
I valori della Sua azienda e la descrizione della posizione per cui mi candido corrispondono infatti pienamente al mio profilo. Desidererei poter portare a termine insieme a Lei tutti i progetti. La mia esperienza come… mi consente infatti oggi di proporre un piano d’azione in risposta alle richieste indicate nella Sua offerta.
Allego nuovamente a questa email il mio curriculum vitae e la mia lettera di presentazione e resto a Sua completa disposizione per un colloquio, così da poterLe illustrare il mio percorso e le mie motivazioni.
In attesa di un Suo riscontro, Le auguro un ottimo fine settimana,
Maxime B»
Per ottenere un colloquio, Le consiglio di dare un’occhiata a questo modello di CV, frutto di anni di perfezionamenti. Una volta ottenuto il colloquio, non dimentichi di inviare al Suo interlocutore un’email di ringraziamento.
Esempio di email di follow-up per freelance
«Buongiorno Jean-Michel,
In seguito alla nostra telefonata del… (data), Le ho inviato come concordato l’articolo su… (titolo) il (data).
Contiene quindi tutte le informazioni richieste, ovvero:
- l’argomento in ottica SEO,
- 3.500 parole,
- le immagini ottimizzate.
Torno a scriverLe per sapere se ha potuto rileggerlo. Ha qualche suggerimento di miglioramento? Quando è disponibile per parlarne a voce?
Da parte mia, sono disponibile il… (data): che ne pensa?
Sarà un piacere parlarne e, in attesa di un Suo riscontro, Le auguro un’ottima giornata.
Cordiali saluti,
Anaïs»
Email di follow-up: 7 esempi e segreti da esperto per ricontattare i professionisti: in conclusione
- Personalizzare sempre le Sue email;
- Essere precisi, con un obiettivo per email;
- Adattare il tono alla persona;
- Proporre sempre una soluzione e una data per parlare del progetto;
- Essere gentili;
- Non insistere troppo;
- Dare respiro all’impaginazione: grassetto, elenchi puntati, corsivo.
Email di follow-up: riassunto in tre domande
Come formulare un’email di follow-up?
La Sua email di follow-up deve stimolare la curiosità del Suo futuro partner. Deve essere assolutamente personalizzata, con una formula di cortesia, il contesto del progetto, la soluzione che desidera proporre e una domanda aperta per proporgli un confronto. Sia sempre gentile e adotti un tono adeguato.
Come ricontattare una persona che non risponde via email?
Per ricontattare un potenziale cliente, l’email è lo strumento più efficace. Senza assillare il Suo interlocutore, uno o due solleciti sono ben accetti. Vada dritto al punto, con testi brevi e un obiettivo. Se l’interlocutore non risponde, può contattarlo direttamente per telefono.
Quale oggetto per un’email di follow-up?
L’oggetto è altrettanto importante per la Sua email di follow-up. Può ad esempio usare una forma interrogativa per attirare l’attenzione e invogliare il Suo futuro cliente ad aprirla. Più classico, ma efficace: quando ha già avuto un primo incontro con il Suo cliente, un oggetto del tipo «avanzamento progetto evento in sospeso» permette al Suo futuro partner di capire subito di che cosa si tratta, senza perdere tempo.
